Wie lässt sich Führung vom Home-Office aus am besten gestalten? Diese Frage haben uns einige unserer Kunden gestellt. Antworten dazu finden Sie in dieser ersten Folge unseres Podcasts “Trends, Tools, Thesen”, in der wir mit zwei Führungskräften zu ihren Erfahrungen sprechen. Wir informieren Sie über diesen Podcast regelmäßig mit weiteren Folgen über aktuelle Trends, nützliche Tools und interessante Thesen rund um die Themen Change Management, Leadership und HR. Schön, dass Sie dabei sind! Anneli Gabriel und Silke Engel.

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Falls Sie lieber lesen möchten als hören, finden Sie hier die komplette Folge im Wortlaut:

Der Podcast im kompletten Wortlaut

Anneli Gabriel: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast der flow consulting. Ich bin Anneli Gabriel und gemeinsam mit meinen Kolleginnen und Kollegen informiere ich Sie hier regelmäßig über aktuelle Trends, nützliche Tools und interessante Thesen rund um die Themen Change Management, Leadership und HR. Schön, dass Sie dabei sind! Wie lässt sich Führung gestalten, wenn doch alle meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office sind? Einige unserer Kunden haben uns diese Frage gestellt und wir greifen sie gern in diesem Podcast auf, den meine Kollegin Silke Engel und ich gemeinsam gestaltet haben.

Silke Engel: Genau – und das ist ja kein neues Thema, dieses Thema ‚Führen auf Distanz’ für flow. Dafür haben wir bereits Angebote in unserem Portfolio. Die haben wir jetzt zusammen gegossen in einem Webinar, weil es eben akut diesen Bedarf gibt und wir das Ganze ja auch digital vermitteln.

Anneli Gabriel: Digitale Vermittlung ist das perfekte Stichwort zur Überleitung. Liebe Hörerinnen und Hörer, sie merken es möglicherweise an der einen oder anderen Stelle an der Tonqualität – wir machen das Ganze hier natürlich vom Home-Office aus.

Nicht nur wir, sondern auch die beiden Gesprächspartner, die sie nachher hören werden, haben sich freundlicherweise digital dazu geschaltet. Und ich sage jetzt schon mal Dankeschön für die interessanten Einblicke in deren Home-Office-Alltag.

Wir hören

  • Erlebnisse zum Thema Technik,
  • Erfahrungen im zwischenmenschlichen Bereich,
  • Erfahrungen in der Rolle als Führungskraft,
  • Einblicke in Bezug auf die Effektivität im Arbeiten,
  • und last but not least Tipps von Führungskräften für Führungskräfte.

Silke, wer war denn Deine Gesprächspartnerin für dieses Interview?

Silke: Also, ich hab mit Aileen gesprochen. Sie ist Geschäftsstellenleiterin Technik in Berlin bei einem internationalen Softwareunternehmen und arbeitet mit einem Team mit 8 direkten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie kennt Home-Office, allerdings die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht unbedingt.

Anneli: Genau wie Deine Gesprächspartnerin, hat auch mein Gesprächspartner einiges zu berichten aus dem täglichen Leben als Führungskraft in der jetzigen Situation. Thomas ist Abteilungsleiter in einer international agierenden Bank mit knapp 200.000 Mitarbeitern. Er berichtet über seine Erfahrungen als Abteilungsleiter für den Bereich Produktmanagement, wo er in München am Standort ist mit 3 Teams von je 4-8 Personen plus Teamleitern. Er berichtet aus dem Nähkästchen eines – ich sag’s mal sehr salopp – eines sehr großen Ladens und was dort passiert, wenn plötzlich auf Home-Office umgestellt werden muss.

Situationsbeschreibung und technische Herausforderungen

Und dann hab ich Silke gefragt, wie denn überhaupt bei ihr die Lage im Moment so ist.

Silke: Ja, also ich hab auch die Situation mit 2 schulpflichtigen Kindern im Hintergrund. Allerdings hab ich das Glück, dass die das sehr selbstständig meistern. Es wirkt halt alles noch ein bisschen unwirklich, sag ich mal. Home-Office ist ja nicht neu für uns von flow. Aber dass ich mit Kunden jetzt online arbeite, das ist neu. Und was schön ist, ist, dass ich ein Angebot – das hätte tatsächlich gestern stattgefunden als Präsenztermin – nächste Woche als online-Seminar anbieten darf zum Thema E-Mail-Kommunikation. Das macht wahnsinnig Spaß, sich da reinzuarbeiten, wie man die Inhalte so vermittelt.

Anneli: Da bin ich schon sehr gespannt auf Deine Rückmeldung.

Dann hören wir mal rein in die Interviews. Wir starten mit Thomas, den ich gebeten hatte, mal ganz kurz die aktuelle Situation bei ihm zu beschreiben.

Thomas: Wir sitzen normalerweise alle zusammen in München am Standort mit allen 19 Personen. Wir haben auch normalerweise eine gemeinsame Bürofläche, die wir nutzen und normalerweise auch alle Mitarbeiter vor Ort. Jetzt ist eben die Herausforderung, dass zwar immer noch alle Mitarbeiter in München sind, aber nicht mehr alle im Büro.

Anneli: Funktioniert die Technik?

Thomas: Also wir haben vor 10 Tagen – Mitte März – angefangen, dass die ersten Leute ins Home-Office gegangen sind und auch dort bleiben sollten. Das klappte die ersten 1-2 Tage auch noch ganz gut. Da musste man sich zwar daran gewöhnen, dass man in Meetings auch immer die Telefonkonferenz mit einstellt und beachtet, wer denn alles mit am Telefon ist. Dann letzte Woche ging es eigentlich los, dass fast alle Mitarbeiter ins Home-Office gegangen sind. Das eine war, dass die grundsätzliche Infrastruktur das überhaupt nicht vertragen hat. Mittlerweile geht’s einigermaßen. Aber Telefonkonferenzen sind abgebrochen, Telefonnummern waren besetzt und Videokonferenzen, also das Screensharing, haben am Anfang überhaupt nicht funktioniert. Da haben jetzt vor allem die IT-Kollegen einen Riesenjob gemacht die letzten 10 Tage, und geschaut, dass sie alle Systeme hochfahren, die Bandbreite vergrößern und allen Mitarbeitern ermöglichen, dass sie jetzt aus dem Home-Office heraus was arbeiten können. Das waren vorher, ich würde mal schätzen, vielleicht 5% der Leute, wenn überhaupt. Und jetzt sind es bestimmt 50%, die dauerhaft Home-Office machen. Denn auch die operativen Einheiten, die normalerweise im Call-Center sind, gehen nach und nach ins Home-Office.

Anneli: Sehr interessant ist jetzt gleich, von Silkes Gesprächspartnerin zu hören, wie sie die Situation bei sich in Berlin erlebt.

Silke: Viele Kunden berichten gerade, dass die IT eine besondere Rolle einnimmt. Wie ist es denn bei Euch?

Aileen: Also firmenseitig sind wir sehr gut ausgestattet mit Laptop, Telefon, Teams und Software gibt’s alle möglichen. Von der Internetanbindung funktioniert es auch sehr gut, muss ich sagen. Unsere IT ist da auch wirklich hart dran, dass alle arbeitsfähig bleiben. Also ich hatte vorher gar nicht so viele Bedenken, dass es funktionieren würde.

Anneli: Ganz interessant war dann von Thomas zu hören, welche sehr grundsätzlichen Dinge zuerst noch geregelt werden mussten.

Thomas: Wir hatten auch schon erste Initiativen von Mitarbeitern, die erst Mal Tipps gegeben haben, wie diese Tools überhaupt zu nutzen sind. Sei es bei einer Videokonferenz, dass man da auch auf ‚nur Audio’ stellen kann, um die Bandbreite zu schonen. Oder überhaupt mal zu erklären, welche Möglichkeiten es gibt. Das Thema Sprachqualität hatten wir ganz ganz oft. Inwiefern unterscheidet sich die Sprachqualität, wenn ich das Mikrofon vom Laptop hab oder ein Headset benutze oder ich mich über das Telefon einwähle? Um überhaupt erst Mal die Basis dafür herzustellen, dass wirklich jeder, der in der Telefonkonferenz drin ist, auch verstanden wird. Da gab’s wirklich erst Mal eine Herausforderung bei ganz grundlegenden Dingen. Beziehungsweise wurden jetzt auch schon gewisse Regeln etabliert. Dass ich zum Beispiel stumm schalte, wenn ich gerade nicht spreche, damit man das Klimpern der Tastatur nicht hört oder das Geräusch vom Reißverschluss am Pullover oder die Kinder, die eben im Hintergrund rumrennen. Das etabliert sich jetzt so nach und nach.

Home-Office erfordert mehr Zwischenmenschlichkeit

Silke: Ja, und dann gibt’s natürlich ein paar Herausforderungen, die jetzt auf Aileen zukommen.

Aileen: Neu ist, dass man auch dafür Sorge tragen muss, tatsächlich die Mitarbeiter ein bisschen bei Laune zu halten. Dem einen oder anderen geht es zu Hause eben so: Der ist alleine, vielleicht, und hat eben nicht so dieses Chaos zu Hause. Den ein bisschen bei Stimmung zu halten. Dieses Bürofeeling, dieses Teamfeeling, das ist glaub ich so ein Punkt. Und tatsächlich auch die Angst, wie es mit der Firma so weitergehen wird. Da ist es wichtig, dass die Kollegen abgeholt werden.

Anneli: Und auch bei Thomas, seinen Kolleginnen und Kollegen, stellen sich natürlich in Bezug auf das zwischenmenschliche Miteinander vollkommen neue Fragen.

Thomas: Wir müssen uns jetzt auch erst Mal arrangieren, um zu schauen, wie können wir denn – wenn diese Gespräche an der Kaffeemaschine, am Wasserautomaten oder einfach auf dem Gang nicht mehr stattfinden – wie kann man denn den Kontakt zu den Einzelnen trotzdem halten? Und das auch gar nicht so sehr, um irgendwelche Arbeitsergebnisse oder sonst irgendwas zu kontrollieren, weil das auch weiterhin funktioniert. Aber gerade auch in der Krisenzeit mitzubekommen, wie denn die Stimmung bei dem Einzelnen ist. Wie geht’s denn den Teams, was treibt die gerade um? Und damit wirklich auch den Kontakt aufrecht zu halten.

Anneli: Mit Blick auf die Bedeutung von Führungskräften und ihre Vorbildrolle – welche Funktion hat denn bei Euch die Geschäftsführung übernommen?

Thomas: Wir haben eine Geschäftsführung, die, als sie sich an das Unternehmen gerichtet hat, wie diese Krise zu bewältigen ist, als allerersten Punkt das Thema Zusammenarbeit und Zusammenhalt, Zwischenmenschlichkeit und Gesundheit angesprochen hat. Wie es jetzt weitergehen soll und dass man wirklich darauf achtet, wie und kann man jetzt den anderen unterstützen? Wie kann man diese Krise gemeinsam bewältigen? Und jedwede Probleme oder Silos, die man hatte, einfach mal beiseite legt und für den anderen da ist. Weil es nicht mehr nur darum geht, welche Zahlen das Unternehmen am Ende des Jahres 2020 abliefert sondern wie es dem jeden Einzelnen in dieser Krise geht. Zumal sich Privat- und Berufsleben komplett vermischen.

Home-Office bringt neue Anforderungen an die Führungsrolle mit sich

Anneli: Was ich rausgehört hab, ist, dass deine Mitarbeiter ganz viel untereinander jetzt auch selber regeln und für sich klar ziehen. Ohne, dass du großartig was koordinieren und machen musst, oder?

Thomas: Das auf jeden Fall, ja! In meinem Fall ist das auch ein Stück weit der Tätigkeit geschuldet. Weil das, was wir hauptsächlich machen, Projektgeschäft ist, wo ich ohnehin Mitarbeiter habe und führe, die sehr sehr selbständig sein müssen in den Themen, die sie begleiten. Das war schon vor der Krise so gegeben. Jetzt verlagert es sich einfach ein Stück weit. So, dass der Mitarbeiter, wenn er Herausforderungen hat oder eine Entscheidung benötigt oder ähnliches, halt nicht mehr ins Büro kommt sondern einfach einen Anruf tätigt und kurz Bescheid gibt.

Anneli: Was hat sich für Dich jetzt sehr konkret in Deiner Führungsrolle geändert?

Thomas: Was ich für mich festgestellt habe, und das haben auch Kollegen aus anderen Abteilungen so widergespiegelt: Die Teams inklusive des Teamleiters arbeiten weiterhin sehr sehr gut und sehr sehr effizient zusammen, weil sie sich morgens immer austauschen und auch regelmäßig im Kontakt sind. Aber die Führungsebene darüber, wo auch ich dazu zähle, da geht der Kontakt zu den Teams und zu dem Einzelnen auf jeden Fall verloren. Das hab ich jetzt massiv gemerkt, weil ich sonst immer – wie nennt man das – ‚management by walking around’ betrieben habe. Man trifft den Einzelnen, man kann direkt mal rüber gehen bzw. man hat einfach nur ein paar Meter zwischen sich. So bekommt man halt immer mit, wenn irgendwo Gespräche stattfinden oder irgendwo was passiert. Dadurch, dass sich das jetzt auf das Virtuelle verlagert, sind die höheren Führungsebenen – das ist zumindest das, was meine Kollegen und ich wahrnehmen – ein Stück weit außen vor. Wir werden zwar immer noch für gewisse Themen mit eingebunden, aber wir bekommen viel viel weniger mit, als es vorher der Fall war.

Anneli: Was können Führungskräfte denn sehr konkret tun, um Mitarbeitern zu signalisieren „Ich habe Verständnis für deine Situation und ich bin für dich da!“?

Thomas: Den Mitarbeitern helfen und ihnen Tipps und Tricks mit an die Hand geben – ihnen auch zu sagen, es ist ok, wenn du dich während der Telefonkonferenz mal stretchst oder mal ein paar Minuten spazieren gehst. Du musst nicht den ganzen Tag am Arbeitsplatz verhaftet sein. Ansonsten wird das auf Dauer nicht funktionieren. Und so wie es aussieht, werden wir das noch ein paar Wochen oder vielleicht sogar Monate lang so machen müssen.

Anneli: Das heißt also, es braucht neue Regeln?

Thomas: Definitiv, ja! Neue Regeln und einfach eine Offenheit. Das kann natürlich auch ins Gegenteil umschlagen. Ich persönlich hab das zwar noch nicht erlebt, aber es ist ja der Klassiker in vielen Unternehmen, in denen kein Home-Office eingeführt wird oder nicht gelebt wird, dass die Führungskraft das Gefühl hat, dass sie den Mitarbeiter nicht mehr kontrollieren kann und nicht mehr im Griff hat.

Gerade jetzt muss ich als Führungskraft noch mehr Vertrauen in den Einzelnen stecken und darauf wirklich bauen. So, dass der Einzelne einerseits das Gefühl hat, ich bin als Führungskraft da, aber eben nicht um zu kontrollieren sondern um zu unterstützen. Das braucht bei vielen mit Sicherheit erst Mal Eingewöhnung und eine ganz neue Denkweise und Herangehensweise. Das wird bestimmt noch einige Zeit brauchen, bis sich das mal einschleift und auch von beiden Seiten so wahrgenommen wird.

Anneli: Ich bin ja gespannt, was passiert, wenn’s vorbei ist. Da bin ich sehr neugierig, was dann an alten Dynamiken vielleicht mehr Fahrt aufnimmt oder verabschiedet worden ist. Wie das wohl weitergeht…?

Home-Office und die Frage der Effektivität

Silke: Manche Kunden berichten, dass die Krisensituation selbst Aufmerksamkeit frisst. Mich hat interessiert, wie Aileen das erlebt.

Aileen: Was die Effektivität der einzelnen Mitarbeiter angeht, ist das schwer aus der Ferne bei uns zu beurteilen. Das ist bei uns sowieso schwer, weil eh multitasking angesagt ist. Durch die vielen Aufgaben kann man das ein eher schlecht beurteilen, ob die Effektivität der Mitarbeiter runtergegangen ist. Aber schon alleine, weil man das an sich selber merkt, dass man die Medien bisschen wegstrecken muss, kann ich mir das schon vorstellen – ja…

Silke: Was ist denn dein Trick, damit du – ja – weiter arbeitest ‚wie im Büro’. Das sind ja jetzt 14 Tage, und ich vermute, es haben sich ein paar Routinen eingespielt wie das besser funktioniert. Du hast ja gesagt, Schule kommt auch noch zwischendrin mit dazu.

Aileen: Ja, also ich versuche, bevor meine Kinder sich an den Rechner setzen, die Schularbeiten zu machen. Ich frage, welche Aufgaben schaffst du alleine und welche nicht? Und ich versuche, sie bis um 9 Uhr in die Startposition zu kriegen. Es ist schon ein anderes Arbeiten und ob sich das so richtig bewährt? Also wenn alle zu Hause sind… Home-Office mach ich des Öfteren, dann ist aber keiner da. Da kann man sich durchweg konzentrieren, das ist gar kein Problem. Ich glaub, die Effektivität leidet schon durchweg drunter. Das merkt man auch, wenn man mit anderen Kollegen spricht. Es ist einfach die Familie, die da ist. Und das belastet alle Kollegen, die Kinder haben. Keine Frage. Ich glaube sogar, je länger es dauert, desto schwieriger wird es durch die – es gibt so diesen Begriff ‚Lagerkoller’ – der wird natürlich schlimmer, je länger das Ganze dauert.

Anneli: Home-Office heißt ja auch, ich kann mal eben hier was machen, ich kann mal eben da was machen, ich werde hier noch über die Krise informiert und dort. Hat das für dich gefühlt Auswirkungen auf die Effektivität?

Thomas: Kann ich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht sagen. Also in den ersten 10 Tagen, die wir jetzt hatten, wo wirklich fast alle Mitarbeiter im Home-Office waren, ist es wirklich so, dass die Arbeit – zumindest für uns im Produktmanagement – weiterhin so funktioniert hat wie es vorher auch war. Und sich Themen auch nicht verlangsamt haben oder ineffizienter geworden sind. Anders sieht es ein Stück weit bei den Kollegen aus, die vorher andere Tätigkeiten gemacht haben. Sei es zum Beispiel Sachbearbeitungsthemen, wo Leute tagtäglich mit Papier, mit Rechnungen oder irgendwelchen Verträgen gearbeitet haben. Wo sich jetzt Teams, die nicht mehr nebeneinander sitzen, den Vertrag, den es zu prüfen gilt, nicht mehr von einem Schreibtisch auf den anderen schieben. Die müssen jetzt auf ein Mal neue Wege finden. Was jetzt glücklicherweise auch dazu führt, dass Themen, die jahrelang nicht angegangen worden sind, jetzt auf ein Mal ganz ganz schnell passieren. Wie zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Kooperationsverträge und dergleichen digital zu unterschreiben. Wo vorher immer, wie man das klassischerweise aus Unternehmen kennt, Unterschriftsmappen durch’s Haus gingen von A nach B nach C über die Hauspost. Auf ein Mal werden jetzt binnen 2 Wochen Möglichkeiten eingeführt, dass man solche Vertragswerke auch digital unterschreiben kann. Weil man ja nicht möchte, dass das ein Mal quer durch die Bundesrepublik geht, bis dann der Geschäftsführer und der Prokurist und wer auch immer sonst noch unterzeichnen muss, seinen Stempel drunter gesetzt hat.

Anneli: Na, das ist ja ein deutliches Zeichen in Richtung mehr Effektivität oder Effizienz. Also plötzlich geht’s…

Thomas: Ja!

Motivation im Home-Office aufrecht erhalten

Anneli: Gibt’s in Sachen Motivation von Mitarbeitern ganz konkret etwas, wo du sagst, das hast du mal gehört von Kollegen und hat funktioniert oder das hast du gemacht oder ist es einfach noch nicht soweit, sich darüber auch schon Gedanken zu machen?

Thomas: Also ich denke, von dem was ich jetzt gehört habe und weiß, wie es den einzelnen Kolleginnen und Kollegen im Home-Office geht, ist das momentan noch kein Thema. Weil diese Situation jetzt immer noch relativ neu ist. Und auch die Tätigkeiten, die schon vor der Krise begonnen haben, erst Mal noch weiter geführt werden. Aber das wird mit Sicherheit ein Thema werden! Ich weiß aber, dass wir Kolleginnen und Kollegen haben in anderen Einheiten, denen es jetzt schon ganz anders geht. Zum Beispiel die Vertriebseinheiten, die jede Woche rausfahren und eigentlich 4-5 Tage on the road sind, beim Kunden, beim Partner, also sehr viel unterwegs sind und Kontakt haben. Und jetzt auf ein Mal haben alle Geschäfte zu, der Partner hat zu, man darf nicht mehr physisch vor Ort sein. Beziehungsweise es wird auch einfach nicht mehr benötigt, weil die Partner, mit denen wir zusammen arbeiten, teilweise ihre Geschäfte und Filialen komplett geschlossen haben. Da steht der einzelne Mitarbeiter schon vor der Frage, was mach ich denn jetzt überhaupt. Ein Stück weit wird das erst Mal in bezahlten Urlaub münden. Sich bisschen mit dem Garten zu beschäftigen oder mit dem Frühjahrsputz. Es kam aber auch schon der eine oder andere Kommentar „na ja, wenn das länger anhält, dann muss ich mir was anderes suchen, weil das einfach nichts für mich ist.“ Es gibt auch schon Kollegen, die ganz offen sagen, sie würden diese Art und Weise zu arbeiten – aus dem Home-Office heraus und sehr virtuell – auf Dauer einfach nicht aushalten.

Anneli: Motivation beginnt ja bekanntlich bei einem selbst. Was macht ihr als Führungskräfte in dieser Richtung?

Thomas: Was wir in unserem Bereich für die Führungskräfte für den Anfang gemacht haben, ist, dass wir uns – genau wie die Teams – auch ein tägliches Stand-Up eingerichtet haben, ganz ohne Agenda und ganz ohne Themen. Wir sind 13 Führungskräfte. Dass wir jeden Morgen erstmal für uns ein Forum haben für eine halbe Stunde, um uns gegenseitig auszutauschen. Da gab es sehr wenige fachliche Themen, nur hier und da mal ein paar organisatorische. Aber viel war auch einfach, den anderen up-to-date zu halten. Wie geht es einem denn? Welche Themen treiben einen denn um? Welche Themen hat man gerade in den Teams, um auch dieses Gefühl, das ansonsten durch den persönlichen Kontakt vermittelt wird, auch weiterhin zu vermitteln. Wir haben uns da eine Community aufgebaut, in der man sich regelmäßig trifft und unterhalten kann und auch nicht gezwungen ist, nur fachlich-or